Для оформлении подписки заполните форму. Выгодные акции и скидки будут всегда приходить на вашу электронную почту. Вы всегда смежете отписаться от рассылки.

+375(25)504-96-52
Заказать звонок
Режим работы:
Пн-Пт: 09.00 - 18.00
Сб-Вс: 10.00 - 20.00

Советы главному бухгалтеру от PoligraFF. Как списать канцелярские товары?

Канцелярские товары - неотъемлемая часть любого офиса. Вы покупаете канцтовары  за наличный или безналичный расчет, иногда они стоят "копейки", а иногда стоимость канцелярских товаров превышает 30 базовых величин.

Как правильно списать канцтовары в учете, что бы ни один проверяющий не испортил ваш аудиторский отчет, или пуще, того в акте проверки не появилась эта позорная запись: вы не правильно списали стоимость канцтоваров.

Итак, вы главный бухгалтер в небольшой организации, на которого возложены обязанности начиная от кадровых вопросов и заканчивая составление годового бухгалтерского баланса. Как правило, на вас возложена обязанность обеспечить все близлежащие службы канцелярскими товарами. Почему? Потому что от вас в том числе, зависит вопрос оплаты. А может быть, вы главный бухгалтер крупной организации и непосредственно не занимаетесь ни покупкой канцтоваров, ни их списанием. Но ведь важно знать и такие мелочи для того что бы контролировать своих подчиненных. Купить канцтовары просто. Вопрос как их правильно учитывать в бухгалтерском учете?

Счета используемые для учета канцтоваров

Рассмотрим сначала, на каких счетах учитываются поступившие канцтовары. Как правило, поступившие канцтовары учитываются на счете 10 Материалы. Отдельные канцелярские товары, такие например, как дорогостоящие дыроколы, степлеры, могут учитываться на сч.01 основные средства, если они удовлетворяют условиям п2. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2001 N 118 и их стоимость превышает лимит установленный организацией в учетной политике, но не выше 30 базовых величин. (ред. от 25.06.2010) "О бухгалтерском учете основных средств и нематериальных активов". В данной статье мы рассмотрим учет канцелярских товаров в случае, если они оприходованы на счете 10 как материалы. Это наиболее типичный случай.

Учет поступления канцтоваров

Канцтовары могут приобретаться как за наличный, так и безналичный расчет. Для приобретения канцелярских товаров за наличный расчет, работнику выдаются денежные средства под отчет. Так же работник может использовать и собственные денежные средства в интересах нанимателя (п. 31, 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107). Основанием для оприходования канцтоваров являются товарные и товарно-транспортные накладные, а в случае приобретения за наличный расчет, в том числе товарные и кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру и другие документы подтверждающие факт покупки. При этом работник должен составить авансовый отчет. Канцтовары, приобретенные через подотчетное лицо, принимаются к учету записями: Д-т 10 - К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами", приобретенные по безналичному расчету Д-т 10 - К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Канцтовары сдаются материально-ответственному лицу, которое проверяет соответствие записей в сопроводительных документах фактическому количеству поступивших канцтоваров.

Оценка канцтоваров в бухгалтерском учете

Для правильного учета канцтоваров необходимо правильно их оценить. Канцтовары приходуются по фактической стоимости их приобретения, которая обычно включает стоимость, указанную в сопроводительных документах и расходы по их доставке. В пункте 7, 36 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов  утвержденную  Постановлением министерства финансов Республики Беларусь №133 от 12 ноября 2010 года "Об утверждении инструкции по бухгалтерскому учету запасов и признании утратившими силу некоторых постановлений министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных элементов" перечислены следующие элементы из которых складывается стоимость приобретенных материалов:

-стоимость запасов по ценам приобретения, таможенные сборы и пошлины;

-вознаграждения уплаченные посреднической организации через которую приобретены запасы;

-затраты по доведения запасов до состояния в котором они пригодны для использования в целях предусмотренных в организации;

-затраты по заготовке и доставке запасов до места их использования в том числе расходы по страхованию;

-транспортно-заготовительные и иные расходы непосредственно связанные с приобретением запасов.

Сумма налога на добавленную стоимость, уплаченная при приобретении канцтоваров, может быть включена в стоимость канцелярских товаров. Входной НДС можно учитывать в общеустановленном порядке, в зависимости от принятой учетной политики, метода определения выручки и т.д.

Аналитический учет канцтоваров

Канцтовары приобрести  просто, а вот в аналитике учитывать по каждому наименованию отдельно достаточно трудоемкий процесс. Поэтому на практике канцтовары часто учитываются как однородная группа, или несколько однородных групп без разбивки внутри групп по наименованиям (например, группа ручка шариковая, папка для документов, бумага для принтера, бумага для факса и так далее). Такой вариант позволяет Инструкция №133, согласно которой единицей бухгалтерского учета запаса в зависимости от их вида, порядка приобретения и использования может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа.

 Учет списания канцтоваров

В учете канцтовары списываются на счета учета затрат на производства (счета 25, 26) в организациях осуществляющих производственную деятельность, и издержки обращения (счет 44) в организациях осуществляющих торговую, торгово-производственную деятельность (п.16,27,28,35 Инструкции 50).

Если вы купили канцелярские товары  и приняли их к учету в качестве предметов в составе средств в обороте (субсчет 10.9), они списываются в соответствие с порядком, принятым учетной политикой организации, а именно:

-в размере 50% стоимости предметов при передаче их в эксплуатацию и 50% стоимости при выбытии их из эксплуатации в связи с непригодностью

-100% стоимости при передаче в эксплуатацию

-100% стоимости при выбытии их из эксплуатации в связи с непригодностью.

(п.3,107 Инструкции №133)

Все остальные канцтовары списываются единовременно при передаче их в эксплуатацию.

Хотелось бы обратить внимание читателей на технику списания канцтоваров, часто используемую в различных организациях:

1. Приобретенные канцтовары  списываются валом при поступлении. Этот вариант используется как правило в государственных торговых, заготовительных организациях, и не больших частных организациях закупающих канцтовары. Этот вариант, по нашему мнению, противоречит основным принципам бухгалтерского учета и учета расходов при исчислении налогооблагаемой прибыли. Поэтому этот вариант вряд ли можно считать допустимым.

2. Канцтовары отпускаются непосредственно со склада организации или распределяются ответственным работником организации. Выдача канцтоваров со склада осуществляется на основании оформленных требований-накладных, требований или иными документами, принятыми учетной политикой организации, например на основании ведомости на выдачу канцтоваров. Если канцтовары распределяются ответственным работником, может быть составлена ведомость на выдачу канцтоваров соответствующим отделам, работникам или иным лицам получающим канцтовары. В ведомость можно включить графу для фамилии и подписи получающего канцтовары лица. Этот вариант по нашему мнению является правильным, к нему трудно будет придраться как контролирующим органам, так и вышестоящим органам вашей организации.

Ведомость на выдачу канцтоваров вариант №1

Ведомость на выдачу канцтоваров вариант №2

Канцтовары, как впрочем и другие материалы используемые в общехозяйственных целях, списываются обычно один раз в месяц - например, последним числом месяца. При списании канцтоваров со счета 10 на счета учета затрат или учета издержек обращения (счета 25,26,44) оформляется Акт на списания материалов, или иной подобный первичный документ предусмотренный учетной политикой организации. 

Надеемся что наша статья поможет вам купить канцтовары и не ломать себе голову проблемой что с ними делать дальше.

Для работы вам наверняка нужна офисная бумага, продажа офисной бумаги осуществляется по очень доступной цене с доставкой!

Полиграфические услуги